Af Kirsten Skou Hansen Christina Jønby Michaelsen, Danmarks Biblioteksskole, Aalborgafdelingen, Maj 2000.
Undersøgelsens formål
Formålet med undersøgelsen var at dokumentere de danske firmabibliotekers anvendelse af intranetteknologi samt at undersøge, hvilke services bibliotekerne tilbød på virksomhedernes intranet. Til belysning af denne problemstilling blev der foretaget en spørgeskemaundersøgelse, der var udført i samarbejde med Privatgruppen. Undersøgelsen blev foretaget blandt 189 danske firmabiblioteker, hvoraf 128 besvarede spørgeskemaet svarende til en svarprocent på 68%.
Undersøgelsens hovedresultater
Undersøgelsen viser, at 73% af de adspurgte virksomheder har et intranet eller lignende netværksteknologi, hvoraf 59% af firmabibliotekerne har deres egne intranetsider på virksomhedernes intranet.
Hovedparten af virksomhederne har indført et intranet indenfor de sidste 3 år, specielt har udviklingen været stigende i 1998 og 1999. Resultaterne i undersøgelsen tyder på, at næsten alle de adspurgte virksomheder, der ikke allerede har et intranet, vil få et intranet eller lignende netværksteknologi indenfor det næste år. Årsagerne til indførelsen af et intranet fordeler sig, som vist på nedenstående figur med flest procent på forenkling af kommunikationsprocessen, centralisering og deling af viden:
Det er almindeligt, at firmabibliotekerne får egne intranetsider samtidig eller året efter, at virksomhederne har indført et intranet. Dog er der en mindre gruppe af firmabiblioteker, der først får egne intranetsider flere år efter, at virksomhederne har indført et intranet.
Undersøgelsen bekræfter firmabibliotekernes forskelligartethed i deres branchetilhørsforhold og dokumenterer, at de er af varierende størrelser. Hovedparten er små firmabiblioteker med 1-2 fuldtidsansatte, men 13 % har kun 1 bibliotekar ansat på deltid. Samtidig har de fleste firmabiblioteker ingen øvrige ansatte. De firmabiblioteker, som er bedst bemandede er indenfor brancherne: offentlig administration, internationale- og interesseorganisationer, foreninger mv., kulturinstitutioner, radio & tv mv., sundheds- og velfærdsorganisationer. Desuden selvejende forskningsinstitutioner, kemisk (især medicinal) og elektronikindustrien. Samtidig er det disse brancher, der udgør den største procentdel af alle undersøgelsens brancher.
Blandt de firmabiblioteker, der endnu ikke har egne intranetsider, nævner hovedparten, at de hverken har personalemæssige ressourcer eller kompetencer til rådighed til at udvikle egne intranetsider. Samtidig viser resultaterne, at kun få biblioteker har planer om at få det i fremtiden.
Blandt de firmabiblioteker, der befinder sig i virksomheder med et intranet, belyser undersøgelsen, hvilken funktion firmabibliotekerne har i relation til administration og udvikling af virksomhedernes intranet. Resultaterne viser, at mange biblioteker forholder sig passivt og har ingen funktion. En stor gruppe af biblioteker har kun en decentral funktion, der betyder, at bibliotekerne primært har ansvar for deres egne intranetsider, samt at opgaverne primært relaterer sig til opdatering og vedligeholdelse af disse. Dog deltager nogle af disse biblioteker i tværfaglige projektgrupper og derigennem har indflydelse på udviklingen af virksomhedens intranet. Det er bemærkelsesværdig, at kun få biblioteker har taget udfordringen op og har indtaget en mere central funktion, hvor de er alene er beslutningstagere og har det overordnede ansvar for virksomhedens intranet. Undersøgelsen viser også, at der er stor forskel på bibliotekernes reelle indflydelse ved dem der har et intranet, og den indflydelse, dem som ikke har, forventer at få, hvis virksomhederne indfører et intranet.
Bibliotekernes services på et intranet
Undersøgelsen dokumenterer, at de 59 % af firmabibliotekerne med egne intranetsider har udviklet forskellige services, som er tilpasset den ny netværksteknologi.
Resultaterne afspejler en tendens til, at firmabibliotekerne præsenterer deres informationsressourcer i en bearbejdet og værdiforøget form. Men kun 2 % af biblioteker har udarbejdet specielle hjælpefaciliteter, for eksempel FAQ.
Undersøgelsen viser, at det største tilbud af services er koncentreret på relativ få biblioteker, samt at disse er placeret indenfor brancherne kemisk (medicinal) og selvejende forskningsinstitutioner.
Samtidig har kun 9 % af bibliotekerne foretaget en egentlig evaluering af medarbejdernes tilfredshed med disse services. Halvdelen af bibliotekerne har i stedet en mindre formaliseret og ressourcekrævende 'ris og ros' formular på deres intranetsider.
Det er overraskende, at ikke alle biblioteker med egne intranetsider har en e-mail facilitet, hvor virksomhedernes medarbejdere kan stille spørgsmål til bibliotekaren. Kun 20 % har en dialogboks eller interviewformular, som en mere struktureret form for kommunikation mellem bibliotekar og bruger. Ingen biblioteker anvender endnu mere advancerede kommunikationsformer som eksempelvis videokonference.
Det er imidlertid markant, at de fleste biblioteker med egne intranetsider er meget positiv indstillet overfor formidlingen af sine services på et intranet. I undersøgelsen tilkendegiver bibliotekerne, hvilke fordele og ulemper, de mener er forbundet med formidlingen af services på et intranet. En stor gruppe af biblioteker mener, der er færre negative aspekter i elektronisk formidling. Mange nævner, at der ingen ulemper er, mens andre finder det ressourcekrævende at udvikle og vedligeholde services på et intranet.
Blandt fordelene nævner flere biblioteker, at et intranet gør det muligt at tilbyde sine services til samtlige medarbejdere uafhængig af tid og sted. De anfører ligeledes, at et intranet kan synliggøre bibliotekets funktion i virksomheden. Samt at de kan opnå en forbedring af services set i forhold til deres relative lille bemanding, og at de har mulighed for at mere direkte at markedsføre sine services til medarbejderne.
Dog præsenterer kun få biblioteker deres ansatte ved hjælp af en faglig profil, som en beskrivelse af deres arbejdsområde og ved et billede/foto, som et udtryk for en personlig services.
Undersøgelsens konklusion
På baggrund af den gennemførte undersøgelse kan der kort drages en række overordnede konklusioner og hovedproblemstillinger, som har indflydelse på firmabibliotekernes anvendelse af intranetteknologi:
De biblioteker, som har egne intranetsider er begyndt at udvikle forskellige services om end på forskellige niveauer. Der er firmabiblioteker som er meget langt fremme i udviklingen og som tilbyder flere forskellige typer af services.
Mange biblioteker finder, at de ikke har de fornødne kompetencer til at tilbyde sine services på virksomhedernes intranet. Der er åbenlyst behov for et kompetenceløft, idet der er problemer med at opbygge tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne tilbyde services på et intranet og varetage centrale funktioner i udvikling og administration af virksomhedernes intranet. Samtidig er intranetteknologien stadig relativ ny hos de adspurgte, hvorfor de endnu ikke har opnået kompetencer i anvendelse af teknologien. Mange biblioteker nævner ligeledes, at de har manglende ressourcer, som en begrundelse for, hvorfor de ikke har egne intranetsider. Godt nok er bibliotekerne mandskabsmæssigt forholdsvis små, men faktisk er der også biblioteker med en meget lille bemanding, der tilbyder sine services på et intranet, og som dermed mener, at de leverer en bedre og mere brugervenlig service til virksomhedernes medarbejdere.
Udviklingen vil gå i retning af lettere og hurtigere adgang til informationer, hvorfor bibliotekerne bør stræbe efter at tilbyde bedre adgang til bibliotekernes services. Bibliotekaren bør også udnytte de muligheder intranetteknologien giver og anvende sine kvalifikationer til indtage en væsentlig funktion i forhold til virksomhedernes intranet.
Samtidig er det vigtigt at bibliotekerne tager udgangspunkt i en realistisk vurdering af deres stærke og svage sider i relation til netværksteknologien og overvejer, hvordan de bedst får påbegyndt en udvikling af nye services og får dem sidestillet med de traditionelle services, som bibliotekerne varetager. Det er nødvendig med fremsynethed i de danske firmabiblioteker, hvis der fortsat skal være behov for bibliotekarer i det private erhvervsliv.
Dette er et abstract. Hovedopgaven i sin helhed kan rekvireres på Aalborg Universitetsbibliotek
Undersøgelsen blev støttet af Bibliotekarforbundets Udviklingspulje med 4.800 kr.