"Ledere og ledelse i danske biblioteker - Sammenfatning med BF's vurderinger" (Bibliotekarforbundets lederundersøgelse 2001)
Som følge af mange teknologiske og kulturelle forandringer, som det danske biblioteksvæsen er midt i, vil kravene til lederne ændre sig. I de foregående afsnit er det dokumenteret, at bibliotekslederen tænker i moderne ledelsesmæssige baner og arbejder med nye metoder for at håndtere morgendagens udfordringer.
I dette afsnit tages begge dele op. I undersøgelse er der spurgt om ledernes kendskab til ledelsesværktøjer og fremtidens kvalifikationer og egenskaber.
Kendskab til ledelsesværktøjer
Der er opregnet allehånde ledelsesværktøjer på markedet. Undersøgelsen har fokuseret på, hvorvidt bibliotekslederne kender disse redskaber. Mange redskaber er ikke entydige og lapper over hinanden, men undersøgelse tegner et billede.
De områder, hvor bibliotekslederne har stort kendskab, koncentrerer sig om virksomhedsplaner og regnskab, arbejdspladsvurdering, mål- og resultatstyring, projektstyring, medarbejderundersøgelser og strategisk planlægning. De værktøjer, som de færreste kender, er socialt regnskab, balanced scorecard, miljøplaner og regnskab samt image og branding.
Mandlige ledere scorer væsentligt højere på kendskab til brugerundersøgelser, hvor 29 pct. af kvinderne og 43 pct. af mændene kender til brugerundersøgelser. Det samme gør sig gældende i forhold til kendskabet til strategisk planlægning, hvor tallene for kvinder og mænd er henholdsvis 27 pct. og 17 pct. Den store kønsforskel i kendskab til ledelsesværktøjer skal dog sættes op imod, at kvinder generelt vurderer deres evner og egenskaber på en lavere score end mænd.
Der er ligeledes en stor forskel på kendskabet til de ledelsesmæssige instrumenter mellem forsknings- og fagbiblioteker og folkebibliotekerne.
Diagram 19.
Andele af ledere, der angiver, at de har et stort kendskab til nævnte ledelsesværktøjer.
Det er interessant, at lederne i forsknings- og fagbibliotekerne i forhold til 13 af de nævnte ledelsesværktøjer angiver et større vidensniveau end folkebibliotekskollegerne. Forskellen er faktisk meget markant i forhold til emner som ledelsesinformationssystemer, strategisk planlægning, viden- og kompetenceregnskab, brugerundersøgelser, medarbejderundersøgelser, resultatløn, kvalitetssystemer, projektstyring og lignende. Det er kun i forhold til virksomhedsplaner og -regnskab, at folkebibliotekernes ledere angiver et højere vidensniveau. Umiddelbart hænger det sammen med, at forsknings- og fagbibliotekernes tilknytning til den statslige sektor, hvor allehånde ledelsesværktøjer rulles frem fra Personalestyrelsen, Økonomistyrelsen eller Finansministeriet. Der er dog ingen tvivl om, at kravene fra den statslige sektor og den kommunale sektor afspejler forskellene.
Hvis vi ser på hele biblioteksvæsenet er det i hovedsagen helt store biblioteker med 51 ansatte og derover, der kender hele pamfletten af ledelsesmæssige værktøjer. Her kendes de fleste ledelsesmæssige redskaber på markedet. De mindre biblioteker har først og fremmest kendskab til virksomhedsplaner, som efterhånden er indført i en stor del af de kommunale og statslige institutioner.
Der er ikke noget odiøst i, at der anvendes flere forskellige ledelsesmæssige værktøjer i større organisationer. Alt andet lige er kompleksiteten større i de store biblioteksorganisationer, hvorfor mere raffinerede beslutningsværktøjer har større nytte. På lederniveauet er forskellene ligeledes åbenbare. Især toplederen har det brede kendskab, mens mellemlederes kendskab til de ledelsesmæssig instrumenter er meget begrænsede.
Denne omstændighed bør måske give anledning til at inddrage mellemlederne i den strategiske ledelse. Som nævnt under et tidligere afsnit om beslutningsstrukturen er der i biblioteksvæsenet en tendens til, at strategiske beslutninger træffes af den øverste ledelse. Med behovet for at skabe en større helhedforståelse fra top til bund i organisationen, vil der være behov for også at involvere mellemledere i strategiske beslutninger. Mellemlederne skal herigennem udstyres med flere ledelsesredskaber med henblik på mere aktivt at gå ind i de strategiske overvejelser.
Et er naturligvis kendskab til ledelsesmæssige instrumenter, noget andet er hvilke ledelsesmæssige instrumenter, der benyttes i bibliotekerne. Nærværende undersø-gelse har spurgt til de fleste analyser, der anvendes i bibliotekerne.
De værktøjer og systematiske analyser, der anvendes mest, er således:
- trafiktællinger
- servicedeklarationer
- fjernbrug
- brugerundersøgelser
Næsten totredjedele af bibliotekerne angiver, at de har foretaget systematiske trafiktællinger. Det forholdsvis høje tal skyldes formentlig, at der er tale om en kategori, Biblioteksstyrelsen gerne vil have med i biblioteksstatistikken. Servicedeklarationer anvendes under en eller anden form af næsten halvdelen af bibliotekerne. Fjernbrugen, der også er en kategori, der optræder i biblioteksstatistikken, anvendes meget. En tredjedel af bibliotekerne angiver, at de har gennemført en systema-tisk brugerundersøgelse indenfor de sidste 3 år, hvilket er et overraskende højt tal.
Generelt er der ikke foretaget mange undersøgelser eller tællinger vedrørende emner, der direkte berører brugernes bekvemmeligheder. Det ses ud af tallene for undersøgelser af kødannelser og undersøgelser af ventetider, der ikke scorer specielt højt. På samme måde har kun en meget lille del af bibliotekerne indført systematiske klagesystemer.
Analyser af brugernes efterspørgsel, herunder undersøgelser af det interurbane lån, er heller ikke særligt udbredte. Dette kan undre, da vi her taler om en væsentlig kerneydelse, formentlig i forhold til store skift i efterspørgselsmønsteret.
Generelt tegner der sig et billede, der viser, at bibliotekerne som helhed anvender et bredt udsnit af værktøjer og systematiske dataindsamlinger. Forskellen i anvendelse af de nævnte dataindsamlinger og værktøjer mellem forskningsbiblioteker og folkebiblioteker er ikke særlig stor. Vi ser forskelle ved enkelte af de nævnte emner.
21 pct. af forskningsbibliotekerne mod 10 pct. af folkebibliotekerne angiver, at de har gennemført systematiske analyser af det interurbane lån. Det er naturligt, at forskningsbibliotekerne har en væsentlig større interesse i dette end folkebibliotekerne, hvor vi dog må forvente, at interessen for systematiske undersøgelser vil vokse i takt med synliggørelsen af www.bibliotek.dk.
29 pct. af forskningsbibliotekerne mod 14 pct. af folkebibliotekerne angiver, at de anvender kvalitetsindikatorer. 42 pct. af forskningsbibliotekerne angiver mod 18 pct. af folkebibliotekerne, at de har foretaget undersøgelser af procestider. Dette er heller ikke så mærkeligt et resultat, idet præorganiseringen af materialer er væsentlig mindre i forskningsbibliotekerne, end den er i folkebibliotekerne. 27 pct. af forskningsbibliotekerne mod 14 pct. af folkebibliotekerne angiver anvendelse af benchmark-analyser. Der er tale om en væsentlig forskel, der kan være vanskelig at forklare, men som tydeligvis hænger sammen med den mere udbredte anvendelse af kvalitetsindikatorer.
29 pct. af forskningsbibliotekerne mod 15 pct. af folkebibliotekerne angiver, at der gennemføres systematiske undersøgelser af bestandens sammensætning i forhold til brugernes ønsker og behov. Denne fordeling er næsten proportional med analyserne af det interurbane lån. 27 pct. af folkebibliotekerne mod kun 8 pct. af forskningsbibliotekerne har udarbejdet etiske retningslinjer for brugerne. Dette hænger som tidligere nævnt utvivlsomt sammen med den langt mere heterogene brugergruppe og nogle af de adfærdsmæssige problemer, der især er dukket op gennem de sidste par år. Tallene for etiske retningslinjer for personalet er henholdsvis 23 og 6 pct. for folke- og forskningsbibliotekerne.
Det er et gennemgående træk, at profilen af værktøjer og systematisk dataindsamling er forskellig i forskningsbiblioteker og i folkebiblioteker. Der er mange fællestræk, men anvendelsen af de forskellige typer værktøjer afspejler de forskellige brugergrupper, samarbejdet, omfanget af de interne processer og lignende.