På stort set alle biblioteker er der adgang til Internet og mange bibliotekarer anvender e-mail i det daglige. Der kan opstå tvivl om i hvilket omfang ledelsen har ret til at læse medarbejdernes e-mails og kontrollere brugen af Internet. Denne artikel belyser problemstillingen og opstiller nogle punkter, som BF vil anbefale en afklaring af på det enkelte bibliotek.
Arbejdsgiveren må ikke læse de ansattes e-mails med mindre de er informeret på forhånd
Ledelsen må ikke læse medarbejdernes e-mails uden at informere medarbejderne først. Det er ulovligt efter reglerne i Straffeloven om brevhemmelighed. Arbejdsgiveren må kun Iæse de e-mails, der vedrører arbejdet og altså ikke læse private e-mails, der er sendt til eller fra veninden.
Såfremt der ikke foreligger nogle retningslinier fra arbejdsgiveren, sidestilles brugen af e-mail med telefon, og på de fleste biblioteker er der kutyme for, at telefonen bruges privat i begrænset omfang.
Arbejdsgiveren kan fastsætte retningslinier for brug af e-mail
Ledelsen kan forbyde medarbejderne at bruge e-mail til private beskeder. I de tilfælde hvor arbejdsgiveren således har informeret medarbejderne om, at privat brug af e-mails er forbudt, har han lov til at kigge i de private beskeder. Her er medarbejderne jo advaret på forhånd.
Arbejdsgiveren kan tillige give medarbejderne på biblioteket lov til at bruge e-mail på samme måde som telefon, dvs. privat brug i begrænset omfang. Men samtidig kan ledelsen kræve sin ret til at læse den private e-post.
Arbejdsgiveren har en saglig interesse i at få adgang til medarbejdernes e-post. Det er afgørende at kunne læse medarbejdernes e-mails i tilfælde af sygdom, ferie eller andet fravær. Det bør dog undgås at læse private beskeder, og skulle det alligevel ske ved en fejltagelse, bør medarbejderen informeres herom.
Arbejdsgiveren må registrere medarbejdernes færden på Internettet, når de ansatte er blevet informeret på forhånd
En principiel afgørelse fra Registertilsynet har fastslået, at arbejdsgiveren er berettiget til at kontrollere og registrere medarbejdernes færden på lnternetet og hvor lang tid, der bruges herpå. En forudsætning herfor er imidlertid, at kontrollen eller registreringen er sagligt begrundet, og at de ansafte er informeret om registreringen på forhånd.
BF anbefaler, at tvivlsspørgsmål afklares på de enkelte biblioteker
Regeringens IT-sikkerhedsråd anbefaler, at der fastsættes klare retningslinier for, hvordan adgangen til e-post og Internet administreres, og at de ansatte informeres herom. Retningslinierne skal afklare:
- i hvilket omfang arbejdsgiveren accepterer, at de ansatte bruger e-mails og Internet i privat sammenhæng
- i hvilket omfang de ansatte kan påberåbe sig fortrolighed i forbindelse med brug af e-mails og Internet
- hvilket omfang arbejdsgiveren må overvåge den ansattes indgående e-mails under ferie, sygdom og andet fravær.
Bibliotekarforbundet foreslår, at problematikken behandles i samarbejdsudvalget, og at de tre nævnte punkter afklares i denne forbindelse.
Artikel af Marianne Westergaard i TR-nyt nr. 6, 1999