Inden en arbejdsgiver skrider til at indkalde til en "tjenstlig samtale" , "advarselssamtale" eller hvilket ord der måtte blive brugt, må det forudsættes, at de problemer der er, er blevet søgt løst på anden vis først. Hvis arbejdsgiver herefter ønsker at give en egentlig advarsel/påtale , er der nogle krav til, hvad en sådan advarsel skal indeholde.
Formålet med en advarsel er, at gøre den ansatte opmærksom på, at der er forhold der er utilfredsstillende og skal ændres. Kritikpunkterne skal derfor gøres klart for den ansatte, f.eks. ved at beskrive hvilken adfærd, der ikke er acceptabel. En advarsel bør også være "handlingsanvisende", således at den ansatte ikke er i tvivl om, hvad der forventes af vedkommende. Den pågældende skal herefter have en rimelig frist til at rette op på kritikpunkterne.
Det skal også fremgå af advarslen hvad konsekvensen er, hvis kravene i advarslen ikke opfyldes.
En advarsel har kun en begrænset levetid. Hvor lang tid der går inden en advarsel mister sin virkning afhænger af karakteren af advarslen. Men selv mere alvorlige advarsler forældes efter 1-2 år.
En advarsel mister også sin virkning, hvis arbejdsgiver ikke følger op på advarslen.
Den ansatte skal have mulighed for at kommentere indholdet i den påtænkte advarsel inden den gives. Der skal med andre ord foretages partshøring. Herved er der mulighed for at eventuelle misforståelser kan ryddes af vejen og at ledelsen kan høre medarbejderen syn på kritikken. Partshøringen kan godt foregå mundtligt ved et møde, men i så fald bør der udarbejdes et referat hvor medarbejderens synspunkter fremgår. Det må dog anbefales, at den ansatte får udleveret den påtænkte advarsel og herefter får en frist til at komme med skriftlige kommentarer.
Ved tjenstlige samtaler/"advarselssamtaler" har den ansatte ret til at medbringe en bisidder, f.eks. tillidsrepræsentanten.
Reglerne om partshøring og bisidder findes i forvaltningsloven. ( § 19 og § 8).